 |
|
|
Крупные промышленные предприятия с территориально-распределенной структурой, насчитывающие десятки филиалов и отделений по всей стране, имеют сложную систему управления. Эффективность менеджмента во многом зависит от оперативности доступа к документам внутренними специалистами компании, а также от информационного взаимодействия с внешней средой — клиентами, поставщиками и, наконец, с проверяющими органами.
ОАО "ОГК-1" — крупнейшая из тепловых оптовых генерирующих компаний, активы которой расположены в объединенных энергосистемах Урала и Центра. Это Пермская ГРЭС, Верхнетагильская ГРЭС, Каширская ГРЭС, Уренгойская ГРЭС, Ириклинская ГРЭС. В региональных подразделениях компании ежедневно формируется внушительный массив бухгалтерской документации, поступающий в отделы учета головного офиса для проведения хозяйственных операций. Задача правильного и своевременного оформления первичных бухгалтерских документов, без которых невозможны ведение учета, начисление налогов и предоставление документации во время налоговых проверок (особенно в удаленных филиалах), стала одной из приоритетных на предприятии за последние годы.
Руководством ОГК-1 было принято решение о переводе имеющейся бухгалтерской документации в электронный вид и создании распределенного интегрированного корпоративного электронного хранилища первичной бухгалтерской документации и документации, сопровождающей закупочную деятельность.
Работа по внедрению решения, разработанного корпорацией ЭЛАР, началась с проведения экспертизы бумажного массива — ежегодно на предприятии накапливается порядка 500 тысяч листов формата А4-А3 бухгалтерской документации. Для оцифровки столь значительных объемов было выбрано промышленное сканирующее оборудование ЭЛАР СКАМАКС, которое предназначено для быстрой, но при этом бережной, оцифровки расшитой документации со скоростью до 300 страниц в минуту.
Читать далее →
В ОАО "НОВАТЭК" создан корпоративный электронный архив — единое информационное пространство крупного территориально распределённого холдинга.
Компания "НОВАТЭК", крупнейший российский независимый производитель природного газа, ведёт добычу на Юрхаровском, Восточно-Таркосалинском, Ханчейском и других месторождениях Ямало-Ненецкого автономного округа. В структуре холдинга — более двадцати филиалов и дочерних обществ. На предприятиях установлен ряд информационных систем, отвечающих на автоматизацию различных процессов. Наряду с управлением учётной информацией, компании также необходимо обеспечивать документационную поддержку деятельности в интересах головного офиса. Однако решение этой задачи существенно осложнялось децентрализованным управлением документами, что приводило к дублированию и версионности документов и значительно затрудняло их поиск.
Руководством ОАО "НОВАТЭК" было принято решение о создании единого информационного пространства для ввода, обработки, хранения и анализа документации. Объединение разрозненных информационных ресурсов в систему корпоративного электронного архива должно было позволить предприятию синхронизировать деятельность различных служб и подразделений для достижения оперативных стратегических целей. Создание электронного архива также призвано решить задачи разгрузки информационных систем, документационного сопровождения бизнес-процессов, надёжного и удобного хранения больших объёмов консолидированной информации и оперативного доступа к ней в соответствии с политиками безопасности.
Читать далее →
В рамках реализации задач по увековечиванию памяти погибших при защите Отечества и подвига советского народа-победителя 9 мая Министерство обороны Российской Федерации провело грандиозную акцию памяти сражавшихся за Родину. Информационными спонсорами мероприятия стали газета "Известия" и радио "Комсомольская правда".
В день празднования 67-й годовщины Победы на территории Центрального музея Великой Отечественной войны на Поклонной горе был организован доступ граждан к крупнейшим электронным банкам данных — ОБД "Мемориал" и "Подвиг народа". Для реализации этих целей технический исполнитель мероприятия – корпорация ЭЛАР оборудовала крытый тент с 20 демонстрационными киосками.
Все желающие получили возможность узнать о подвигах, наградах и фактах военных судеб своих родных и близких, увидеть копии исторических документов, а также уточнить информацию о погибших в ходе Войны. В ходе мероприятия демонстрационные киоски на Поклонной горе посетило более 20 000 человек.
Результатом проведения акции стал повышенный интерес к ресурсам ОБД "Мемориал" и "Подвиг народа" в интернете, чья посещаемость возросла в разы и достигла 203 000 и 139 000 посещений соответственно. Организаторы мероприятия получили огромное количество откликов и благодарностей за предоставленную информацию о тех, чьи следы затерялись в пыли военных дорог.
Несмотря на то, что слова Антуана де Сент-Экзюпери о большой роскоши человеческого общения цитируются очень часто, я не побоюсь сделать это ещё раз, говоря об общении профессиональном и о DOCFLOW.
В России проводится не одно значимое мероприятие в области IT, но выставка-конференция DOCFLOW всё же уникальна. Во-первых, это один из немногих ежегодных форумов-долгожителей, который в мае 2012-го отметит своё "совершеннолетие". Во-вторых, именно здесь можно отследить все без исключения тонкости изменений и тенденций, которые формировались на рынке автоматизации документооборота и управления информационными ресурсами в течение года. Наверное поэтому посещение мероприятия для меня является обязательным уже десять лет, как и для каждого профессионала в области систем управления контентом…
И, наконец, в-третьих, DOCFLOW — это не "выставка достижений народного хозяйства", а территория эффективных коммуникаций. Место, где обмен опытом с коллегами и заказчиками превращается в творческий диалог, в результате которого рождаются свежие интересные идеи.
Не секрет, что бывали у DOCFLOW и "чёрные" времена, когда в результате погони команды организаторов за внешними эффектами, настоящая роскошь общения профессионалов сильно блёкла. К счастью, те дни миновали, и сегодня выставка-конференция является зрелым, важным и мощным событием в IT.
Конференция существенно выиграла, когда в ней начали принимать участие представители международной ассоциации AIIM (Association for Information and Image Management). Но ещё в большей степени от того, что организаторы чётко разделили по потокам презентации продуктов поставщиков и доклады о реализованных проектах, которые представляют сами заказчики.
Качество аудитории DOCFLOW также заметно изменилось в лучшую сторону. Люди приходят не только и даже не столько за тем, чтобы узнать о происходящем на рынке, сколько задать конкретные и, главное, компетентные вопросы. Ещё семь-восемь лет назад можно было услышать: "Что такое планетарный сканер?". Сегодня скорее будут уточнять преимущества той или иной модели.
В этом году межотраслевое экспертное издание "Э.Док", которое я возглавляю, является информационным спонсором Форума. Это особенно отрадно, потому что мы можем объективно отметить новый виток интереса к мероприятию.
 15 мая 2012 года в гостинично-деловом комплексе "Рэдиссон Славянская" состоится 18-я конференция-выставка DOCFLOW 2012 Москва - крупнейшее мероприятие в России и СНГ, посвященное электронному документообороту и управлению информационными ресурсами.
В качестве экспертов на конференции-выставке выступят представители ключевых российских и зарубежных компаний-разработчиков программного обеспечения, руководители независимой международной ассоциации AIIM, бизнес-аналитики, представители государственных структур. Посетители мероприятия познакомятся с аналитическими исследованиями, найдут ответы на практические вопросы при внедрении систем и изучат примеры автоматизации бизнеса в реальных компаниях.
Конференция-выставка DOCFLOW 2012 предлагает интересные и продуктивные форматы общения аудитории и участников. В программу войдет выставка решений в области управления информационными ресурсами, разбор успешных проектов внедрений ECM-решений, специальные секции вендоров и многое другое. Гости мероприятия смогут познакомиться с новыми технологиями, а также обменяться опытом на тему оптимизации управления информационными ресурсами. В рамках конференции-выставки посетители смогут получить необходимую информацию для того, чтобы:
- провести анализ существующей продукции на рынке;
- выбрать конкретное решение для оптимизации информационных ресурсов в компании;
- упростить процесс внедрения решения, опираясь на опыт различных компаний;
- избежать типичных ошибок и оценить возможные риски при внедрении системы.
Тема управления информационными ресурсами вызывает неизменный интерес как в среде бизнеса, так и в государственном секторе. Учитывая важность отрасли, Министерство связи и массовых коммуникаций РФ традиционно оказывает официальную поддержку конференции-выставке.
"Сегодня применение современных технологий по автоматизации документооборота необходимо и в государственных органах, и в бизнесе. Мы видим свою значимую роль в распространении лучших решений и практик и в просвещении пользователей. А такие проекты, как DOCFLOW, помогают развитию рынка, отображая его сегодняшнее состояние и поддерживая общение и обмен опытом ведущих экспертов отрасли", – подчеркнул в приветственном слове при открытии прошлогодней конференции-выставки министр связи и массовых коммуникаций Игорь Щёголев.
Посещение DOCFLOW 2012 Москва традиционно бесплатно для заказчиков и пользователей СЭД. Уже сейчас на конференцию-выставку можно зарегистрироваться на портале www.docflow.ru.
Присоединяйтесь к мероприятию на Facebook!
Подробнее о DOCFLOW 2012 Москва
Архив мероприятий DOCFLOW
Контакты для СМИ:
Анна Щепилова, менеджер по связям с общественностью
проект DOCFLOW
E-mail: Anna_Shc@docflow.ru | Тел: +7 495 783 37 00 | Факс: +7 495 783 26 63
ИНФОРМАЦИОННЫЕ СПОНСОРЫ:
ECM-Journal.ru, Dос-online.ru, CRMdaily.ru, Groteck.ru, ITSZ.ru, MSKit.ru, Nnit.ru, Softline, Секрет@рь.ru, 12news.ru, Академия АйТи , Аналитический Банковский журнал, Современные технологии делопроизводства и документооборота, Справочник секретаря и офис-менеджера, Rational Enterprise Management, Национальный банковский журнал, АНО АЗИПИ, журнал CIO, журнал The Retail Finance, журнал Делопроизводство и документооборот на предприятии, журнал Экономика и жизнь, expomap.ru, Межотраслевое экспертное издание Э.Док
С 2012 года компании могут обмениваться первичной бухгалтерской документацией в электронном виде. Однако бизнесу, начавшему применять электронный документооборот при взаимодействии не только с госорганами, но и между хозяйствующими субъектами, предстоит решить задачу хранения юридически значимых электронных бухгалтерских документов.
Подписанное под занавес 2011-го года Постановление правительства РФ "О формах и правилах заполнения, ведения документов, применяемых при расчётах по налогу на добавленную стоимость" — это "зелёный свет" полноценному обмену электронными счетами-фактурами с контрагентами. Хозяйствующие субъекты могут перейти на новую схему взаимодействия с партнёрами и контролирующими органами: уже утверждены форматы всех перечисленных в постановлении документов. Но, пожалуй, самой актуальной задачей по-прежнему остаётся хранение электронной "первички" в соответствии с правилами бухгалтерского учёта для бумажных документов. Связано это с тем, что российские правовые нормы, регулирующие сроки и формы хранения, сроки предоставления отчётности в налоговые органы при камеральных и выездных проверках, распространяются на первичные документы в бумажном виде. Иными словами, тонкости обращения с электронной бухгалтерской документацией приходится "домысливать" по аналогии работы с бумажными документами, поскольку пока нет единообразия в законодательстве. Государство также отрегулировало процесс передачи документов, предусмотрев участие в нём специализированных операторов, которые обеспечивают обмен по каналам связи конфиденциальной информацией, защищённой электронной цифровой подписью и СКЗИ. Однако забота о хранении и управлении электронной юридически значимой первичной бухгалтерской документацией пока остаётся на плечах самих налогоплательщиков.
"Первичка" на бумаге хранится традиционным способом — документы собираются в папки, а папки содержатся в шкафу. Создавать файловую структуру для электронной документации подобную шкафу нежелательно, прежде всего, из-за угрозы утраты или искажения документов. Политика безопасности корпоративных систем не позволит хранить "первичку" на компьютере бухгалтера или выделенном файловом сервере. Важен вопрос быстрого поиска нужных файлов среди сотен тысяч документов (например, в ОАО "Сибирская угольная энергетическая компания" обрабатывается 520 тысяч пакетов документов каждый месяц). Система хранения также должна располагать средствами отображения, так как из всей бухгалтерской "первички" стандартную форму имеет только счёт-фактура, а другие документы могут быть в самых разных видах.
Перед предприятиями стоит задача создания специализированного электронного "шкафа" для первичной документации, который будет отвечать требованиям бухгалтерии — иметь надлежащую структуру хранения, обладать возможностями быстрого поиска документов, формирования подборок, их быстрой печати и т.д. С другой стороны, такой "шкаф" должен соответствовать политике информационной безопасности, то есть обеспечивать защиту, гарантировать документам аутентичность и неизменность, контролировать и протоколировать доступ к информационному массиву, быть интегрированным с инфраструктурой оператора электронного документооборота и учётными системами компании.
С проблемой едва ли справится выделенный сервер, к которому подключена только бухгалтерская служба, потому что таким образом не удастся осуществить интеграцию и упростить поиск документов. Мощная система хранения информации — тоже не выход, поскольку она "съест" очень много денег, а решит единственную узкую задачу — хранение электронной первичной бухгалтерской документации.
Самым оптимальным вариантом является установка специализированной системы, которая обеспечит централизованное хранение, управление и безопасность бухгалтерской "первички". Она должна быть сертифицирована несколькими операторами электронного документооборота (Диадок, Такском), обладать возможностью интеграции с основными учётными системами, внедрёнными в России (SAP, Oracle, Axapta, 1С); иметь сертификат соответствия (в системе сертификации средств защиты информации ФСТЭК России) по 4 уровню контроля отсутствия НДВ (НДВ-4) с возможностью использования для защиты информации персональных данных (ИСПДн) до 1 класса включительно. И, наконец, поскольку подобные системы российский IT рынок уже предлагает, следует ознакомиться с опытом реализованных проектов по хранению и управлению первичной бухгалтерской документацией. Такие проекты будут свидетельствовать только о преимуществах системы.
 Корпорация ЭЛАР и компания IBM провели совместную научно-практическую конференцию "Практика управления электронными информационными ресурсами организации на основе технологий IBM и ЭЛАР". В мероприятии приняли участие представители органов государственной власти и крупных промышленных предприятий.
Главная тема мероприятия посвящена оптимизации работы с документацией государственных учреждений и промышленных компаний. Докладчики отметили технологические особенности платформ IBM, рассказали о международном опыте создания информационных систем и представили решения прикладных задач для канцелярии, финансовых и кадровых блоков. Специалисты компании "НОВАТЭК" огласили итоги реализации первого этапа внедрения платформы FileNet, который корпорация ЭЛАР осуществила в 2011-2012 годах.
Директор по маркетингу ЭЛАР Павел Плотников уверен: "Одно из самых востребованных направлений в IT – автоматизация бизнес-процессов и административных регламентов. Сейчас я могу с уверенностью сказать, что ЭЛАР обладает опытом и компетенциями для внедрения систем документационного обеспечения и электронных архивов практически на любой из существующих в России ECM-платформ".
29 марта 2012 года в Москве состоится научно-практическая конференция на тему "Практика управления электронными информационными ресурсами организации на основе технологий IBM и ЭЛАР".
Основные темы конференции:
- подходы и практика реализации систем документационного обеспечения;
- международный опыт внедрения IBM ECM на примерах реальных проектов;
- электронные репозитории и архивы первичной бухгалтерской документации;
- управление организационно-распорядительной и кадровой документацией;
- создание единого электронного хранилища документов и данных добывающих и производственных промышленных предприятий и ремонтно-эксплуатационных служб;
- интеграция хранилища с автоматизированными системами (CAD/PDM/PLM, ERP и др.);
- наполнение корпоративных информационных систем и интеграция с порталами.
Участники конференции:
- руководители и специалисты федеральных ведомств и региональных органов исполнительной власти;
- представители крупнейших промышленных предприятий;
- руководители и специалисты многофункциональных центров и подразделений по предоставлению государственных услуг.
В рамках конференции состоится демонстрация комплексных решений и уникального оборудования ЭЛАР для создания электронных информационных ресурсов предприятий и ведомств.
Мероприятие состоится 29 марта 2012 года в 09.30
по адресу: Москва, Краснопресненская наб. 12, Центр международной торговли, Пресс-зал.
Аккредитация журналистов до 28 марта 2012 года
по электронной почте: press (at) elar.ru
и по телефону +7 (495) 792-3131 доб.331
 Девятый номер межотраслевого экспертного издания "Э.Док" посвящён 20-летию корпорации ЭЛАР.
В газете отражён опыт нескольких наиболее крупных и знаковых проектов, реализованных корпорацией ЭЛАР в течение 20 лет. Речь идёт, в частности, о создании общедоступного банка документов "Подвиг народа в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг." и Обобщённого банка данных "Мемориал", содержащего информацию о защитниках Отечества, погибших и пропавших без вести в годы ВОВ.
Начальник отдела СЭА ОАО "СУЭК" Станислав Яценко прокомментировал для газеты внедрение и развитие в компании системы электронного архива, результатом которых стала комплексная оптимизация финансовой и кадровой деятельности всех структурных подразделений группы "СУЭК".
Заместитель директора Государственного музея-усадьбы "Архангельское" Людмила Гринёва подробно рассказала журналистам "Э.Док" об использовании электронных технологий в музейной практике. Помимо перевода в электронный формат учётной деятельности, сканирования старых инвентарных книг, в Архангельском переведено в электронный вид всё собрание фотографий князей Юсуповых. В сентябре 2011 года в музее был установлен Комплекс планетарного сканирования ЭЛАР ПланСкан С2-ЦА-600, который должен решить задачи постепенной оцифровки редких изданий. Однако, самым масштабным проектом не только в самом Архангельском, но и в музейной сфере всего мира стало создание копий декораций Театра Гонзага. Для этого специалистами корпорации ЭЛАР был разработан сложнейший технологический участок, на котором оцифровывались восемь театральных кулис размером 1,58 на 6 метров.
Теме построения регионального сегмента электронного правительства посвящены статьи о проекте корпорации ЭЛАР в Мурманской области, в ходе которого удалось одновременно обеспечить оказание библиотечных и архивных госуслуг в электронном виде, используя единую технологию. По мнению главного редактора "Э.Док" Павла Плотникова, решение ЭЛАР для Мурманской области обещает стать типовым для других регионов, так как библиотечные и архивные услуги, а также регламенты их предоставления являются одинаковыми для всех субъектов РФ. "Проект в Мурманске – это демонстрация эффективности использования IT госорганами", – уверен Павел Плотников. Стоит отметить, что с недавнего времени партнёром газеты "Э. Док" является экспертный портал по вопросам государственного управления www.gosbook.ru.
Читать газету в PDF
Подписаться на издание
Не так давно я вернулся с конференции в Смоленске, которую посетил уже во второй раз. Помимо привычной для меня прогулки по старому российскому городу и общения с посетителями мероприятия и коллегами, я заметил кое-какие перемены. На этот раз на конференции «Инфокоммуникационные технологии в региональном развитии» мне было интересно.
Оказалось, что растёт число тех, кто понимает специфику и глубину сфер, с которыми я работаю – электронное правительство, информационное общество. Если раньше я показывал какое-то оборудование на стенде, то люди просто удивлялись тому, как может сканер обрабатывать, скажем, 1000 страниц в час. Сейчас они уже спрашивают не о том, как аппарат работает, а чем он лучше аналога. Я убеждаюсь, что всё больше и больше людей «втягивается» в то, что мы делаем. Почти в каждом регионе есть своя IT-конференция, и если несколько лет назад туда приезжали узнать, что такое IT, электронный документ и информационное общество, то сейчас люди стали понимать и даже разбираться в этом. Наконец я чувствую себя на таких конференциях не только просветителем, но и участником живого общения. Посетители мероприятий активно спорят, например, о трактовках того или иного закона. В Смоленске была живая дискуссия относительно изменений в 210-ФЗ, и довольно многие её поддержали, а спор был, между прочим, с замминистра информатизации. Одним словом, конференции и их посетители, наконец, перешли на качественно новый уровень, и посещать их стало намного приятнее.
 
|
|
|
|
